E-Mail-Automatisierung fürs Hotel
E-Mail-Anfragen
automatisch beantworten.
Die KI liest eingehende Gästeanfragen, erstellt einen fertigen Antwort-Entwurf und legt ihn direkt in eurem Postfach ab. Ihr prüft und gebt frei. So antwortet ihr schneller, ohne dass jemand länger am Schreibtisch sitzt.
17s
Von der Gästemail zum fertigen Antwort-Entwurf, im Testlauf bei Walter Apartments.
Der Entwurf liegt fertig im Postfach, bevor der Wettbewerb überhaupt gelesen hat.
Das Problem
Viele Häuser antworten erst nach Stunden
Auf eine Zimmeranfrage wartet der Gast oft lange. In unserer Analyse von 20 Hotels in Deutschland lag der Median der Antwortzeit bei 4h 26min, genug Zeit, um auch bei anderen Häusern anzufragen. Das schnellste Haus antwortete innerhalb einer Minute, nach eigener Aussage persönlich.
4h 26min
mediane Antwortzeit auf eine Standard-Anfrage in unserer Stichprobe von 20 Hotels in Deutschland*
1,4 bis 2h
weniger E-Mail-Zeit pro Woche mit KI-Assistent, in einem Feldexperiment**
Die ganze Auswertung mit Methodik und Rangliste gibt es im Antwortzeit-Report (kostenlos als PDF).
So funktioniert es
Vier Schritte bis zur Freigabe
- 1
KI liest die Anfrage
Jede neue Gästemail wird erkannt und inhaltlich verstanden: Zeitraum, Zimmerwunsch, Personenzahl, Sonderfragen.
- 2
Entwurf im Hotel-Ton
Die KI schreibt einen fertigen Antwort-Entwurf, auf Wunsch mit konkretem Angebot und Preis, in eurer Ansprache und in der Sprache des Gastes.
- 3
Ihr prüft und gebt frei
Der Entwurf liegt direkt in eurem Postfach. Ihr lest kurz drüber, passt bei Bedarf an und sendet. Nichts geht ohne eure Freigabe raus.
- 4
Aufgeräumtes Postfach als Zugabe
Auf Wunsch sortiert dieselbe KI das ganze Postfach: Werbung, Belege und Buchungsportale landen automatisch im richtigen Ordner, Gästeanfragen bleiben oben.
Im echten Betrieb
Ein Alleinbetreiber, der sein Postfach zurückbekommen hat
Walter führt sein Apartment-Haus in Osttirol allein: Frühstück, Gäste, Verwaltung. Rund 80% der eingehenden Mails sind Rauschen, weder Buchung noch Gästeanfrage. Heute legt die KI für jede echte Anfrage in Sekunden einen fertigen Entwurf in Outlook ab und sortiert das restliche Postfach automatisch. Walter prüft, passt an, sendet. Und wenn er pausieren will, reicht ein Klick auf seinen persönlichen Kill-Switch.
Was früher täglich viel Zeit und Aufmerksamkeit gekostet hat, läuft heute weitgehend automatisiert im Hintergrund. Wichtige Gästeanfragen werden deutlich schneller bearbeitet, keine relevanten Nachrichten gehen mehr verloren und ich kann mich wieder stärker auf meine Gäste konzentrieren.
24/7
entstehen Entwürfe für direkte Gästeanfragen, auch nachts
17s
von der Gästemail zum fertigen Entwurf im Testlauf
80%
der eingehenden Mails werden als Rauschen aussortiert
<5 EUR
reine KI-Nutzungskosten pro Monat
Rechnet sich das für euer Haus? Der Ersparnis-Rechner zeigt euch in zwei Minuten euer individuelles Potenzial aus Zimmeranzahl, Anfragevolumen und Bearbeitungsaufwand.
Zum Ersparnis-RechnerFAQ
Häufige Fragen zur E-Mail-Automatisierung
Antwortet die KI selbstständig auf Gästeanfragen?
Nein. Die KI liest die Anfrage und legt einen fertigen Antwort-Entwurf in eurem Postfach ab. Ihr prüft, passt bei Bedarf an und sendet. Nichts geht ohne eure Freigabe raus.
In welchem Postfach läuft das? Muss ich die Software wechseln?
Nein. Die Automatisierung läuft in eurem bestehenden Postfach, ob Outlook, Gmail oder ein anderer Anbieter. Es kommt keine neue Oberfläche dazu, die euer Team lernen müsste.
Wie schnell ist die E-Mail-Automatisierung einsatzbereit?
Erste Automatisierungen gehen in 7 bis 14 Tagen live. Wir bauen direkt auf eurem Postfach auf, deshalb sind keine langen Einführungsprojekte nötig.
Was kostet die E-Mail-Automatisierung im Betrieb?
Die reinen KI-Nutzungskosten liegen im laufenden Betrieb bei unter 5 Euro pro Monat (über eine Woche gemessen und auf den Monat hochgerechnet, in einem kleinen Betrieb, die Kosten hängen vom Anfragevolumen ab). Dazu kommt die einmalige Einrichtung, die wir individuell nach Umfang kalkulieren, ohne versteckte Kosten oder Knebelverträge. Auf Wunsch betreuen wir die Automatisierung laufend weiter, überwachen sie im Betrieb und entwickeln sie mit euch weiter, denn im Alltag kommt fast immer etwas dazu, das sich verbessern lässt.
Ist das DSGVO-konform?
Ja. Ihr betreibt eure eigene Automatisierungsplattform und eigene Accounts bei den KI-Anbietern. Eure Gästedaten bleiben in euren eigenen Accounts und wir haben keinen dauerhaften Zugriff darauf.
* GS9 Antwortzeit-Analyse 2026 (20 Hotels in Deutschland, identische Anfrage). ** 7.137 Beschäftigte in 66 großen Firmen, vorher 11,7h E-Mail pro Woche, im Schnitt 1,4h weniger, bei Nutzern des KI-Assistenten 2h weniger, keine Hotels (Dillon u. a., NBER 2025, Working Paper). Betriebszahlen aus dem produktiven Projekt bei Walter Apartments (Stand: August 2026). Ergebnisse hängen von Anfragevolumen und Betriebsgröße ab und lassen sich nicht 1:1 übertragen.
Nie wieder eine Anfrage zu spät beantworten.
In 30 Minuten schauen wir uns euer Anfrageaufkommen an und zeigen, wie schnell die E-Mail-Automatisierung bei euch live gehen kann.