Lösungen
Was wir automatisieren können
Von der E-Mail-Anfrage bis zur Tagesplanung: bewährte Automatisierungen, die im Alltag funktionieren. Die Beispiele unten stammen aus Hotels, die Zahlen auf den Karten sind Beispielwerte mit Quelle oder Einordnung darunter. Die Bausteine dahinter funktionieren branchenunabhängig: Wo Mails, Anrufe und Dokumente Zeit fressen, setzen wir an. Projekte außerhalb der Hotellerie zeigen unsere Referenzen.
Gästekommunikation
Schnellere Antworten und weniger Routine, auf allen Kanälen.
E-Mail-Anfragen automatisch beantworten
KI liest eingehende Anfragen, erstellt Antwort-Entwürfe und Angebote. Ihr gebt nur noch frei.
- Antwort-Entwürfe in Minuten statt Stunden
- Nichts geht ohne eure Freigabe raus
- Direkt in eurer bestehenden Mailbox
* Zeitersparnis: Feldexperiment mit 7.137 Beschäftigten in 66 großen Firmen: im Schnitt 1,4h pro Woche weniger E-Mail, 2h bei Nutzern des KI-Assistenten (Dillon u. a., NBER 2025, Working Paper), keine Hotels. Antwortzeit: Median unserer Testanfrage an 20 Hotels in Deutschland, April 2026.
Mehr erfahrenWebsite-Chat für Gäste
24/7 Chatbot beantwortet Gästefragen, erkennt Buchungsintention und leitet bei Bedarf ans Team weiter.
- Weniger Standardfragen per Telefon und E-Mail
- Erkennt Buchungsabsicht und zeigt den Buchungslink
- Direkt in eure Website integriert
* 89% und 16%: Herstellerangabe HiJiffy, Einzelfall Hotelgruppe GHT 2024. Die 16% sind ein Anteil an den Direktbuchungen über die Website, kein gemessener Mehrumsatz. Tatsächliche Werte abhängig von Website-Traffic und Angebotsstruktur.
Mehr erfahrenAngebote auf Knopfdruck
Aus Anfragen automatisch individuelle Angebote mit Preisberechnung erstellen, professionell formatiert.
- Preise automatisch aus eurem Preisspiegel
- Professionelles Design mit Hotel-Branding
- Freigabe vor Versand
* Erfahrungswert: Ø Bearbeitungszeit pro Angebot bei manueller Erstellung vs. KI-gestützter Vorlage. Tatsächliche Werte abhängig von Angebotsstruktur und Zimmerkategorien.
FAQ-Bot mit Eskalation
Häufige Fragen automatisch beantworten. Bei Unsicherheit wird ein Ticket erstellt und ans Team eskaliert.
- Hotel-spezifische Wissensbasis
- Übergibt bei Unsicherheit an euer Team, statt zu raten
- Ticket nennt die zuständige Abteilung
* A/B-Test im Support von LinkedIn: 42,7% der Produkt- und Technikfragen ohne Eskalation gelöst, vorher 33,7% (Preprint des Betreibers, 2026), kein Hotel und kein KMU. Tatsächliche Quote abhängig von Wissensbasis-Umfang und Fragetypen.
KI-Telefon-Assistent
Telefonlast senken, Standardfragen automatisch beantworten und offene Anliegen ans Team weitergeben.
- 24/7 erreichbar für Standardanfragen
- Offene Anliegen kommen als Zusammenfassung zu euch
- Deutsch und Englisch, auf euren Betrieb abgestimmt
* Herstellerangabe Neural Voice zum eigenen Produkt („75-80% reduction in front desk calls“), ohne genannte Methode, kein Branchendurchschnitt. Tatsächliche Reduktion abhängig von Anrufvolumen und Fragetypen.
Mehr erfahrenTäglicher Betrieb
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren, damit euer Team sich auf die Gäste konzentrieren kann.
E-Mails automatisch sortieren
Eingehende E-Mails per KI klassifizieren und an die richtige Abteilung weiterleiten, automatisch.
- Buchung, Reklamation, Newsletter: sofort erkannt
- Automatische Weiterleitung an die richtige Person
- Weniger E-Mails bleiben liegen
* Erfahrungswert: Ø Zeitaufwand für manuelles E-Mail-Sortieren und -Weiterleiten in KMU-Hotels. Tatsächliche Werte abhängig von E-Mail-Volumen.
Postfach aufräumen
E-Mails in neun Kategorien sortieren, Labels setzen, Spam und Newsletter automatisch archivieren.
- 9 Kategorien: Buchung, Rechnung, Bewerbung …
- Spam und Newsletter werden automatisch archiviert
- Kategorien frei konfigurierbar
Tagesplanung & Listen
Anreise-, Abreise- und Housekeeping-Listen automatisch aus Reservierungen erstellen und per E-Mail versenden.
- Jeden Morgen automatisch im Postfach
- VIP-Hinweise und Sonderwünsche direkt auf der Liste
- Kein manuelles Zusammensuchen mehr
* Erfahrungswert: Ø Zeitaufwand für manuelle Listenerstellung vs. automatische Generierung. Tatsächliche Werte abhängig von PMS und Belegung.
Event-Benachrichtigungen
Neue Buchung → Rezeption, VIP-Anreise → Direktion, Spa-Termin → Spa-Team. Automatisch.
- Konfigurierbare Trigger-Matrix
- Prioritäts-Farbcodierung (dringend vs. normal)
- Meldungen werden protokolliert
* Konfigurierbare Event-Typen und Empfänger. Trigger-Matrix individuell anpassbar.
Marketing & Reputation
Sichtbarkeit steigern und Bewertungen professionell managen, ohne extra Personal.
Bewertungen monitoren & beantworten
Bewertungen von Google, Booking & Co. automatisch erfassen, analysieren und Antwortvorschläge generieren.
- Alle Plattformen in einer Digest-Mail
- KI-generierte Antwortvorschläge im Hotel-Ton
- Sentiment-Analyse für Trends
* Erfahrungswert: Ø Zeitaufwand für manuelles Bewertungsmanagement über mehrere Plattformen. Tatsächliche Werte abhängig von Bewertungsvolumen.
Mehr erfahrenContent automatisch erstellen
Vom Content-Kalender zum fertigen Post: Social Media, Newsletter, Blog. Kanalspezifisch getextet, zur Freigabe bereitgestellt.
- Instagram, Facebook, Newsletter in einem Workflow
- Texte im Ton eures Hotels
- Freigabe per E-Mail vor Veröffentlichung
* Experiment mit 453 Fachkräften (Noy und Zhang, Science 2023): 40% weniger Zeit bei einzelnen Schreibaufgaben, nicht der ganze Content-Prozess.
Verwaltung
Papierkram reduzieren und Unterlagen automatisch aufbereiten.
Rechnungen automatisch ablegen
Eingehende Rechnungen erkennen, relevante Daten extrahieren und strukturiert in eurer Buchhaltung ablegen.
- Vorbereitung für Steuerberater automatisiert
- Rechnungsdaten werden automatisch übernommen
- Integration in bestehende Systeme
* Ø Arbeitszeit je Eingangsrechnung heute, Selbstauskunft von 79 bis 152 KMU in Deutschland (IW Consult 2025, Auftragsstudie). Der Unterschied zeigt den Effekt des Formats, nicht den von KI. Wie viel ihr spart, hängt von eurer Rechnungsmenge ab, das rechnen wir mit euren Zahlen nach.
Eure Herausforderung ist nicht dabei?
Wir analysieren eure spezifischen Herausforderungen und entwickeln maßgeschneiderte Lösungen: egal ob Schnittstelle, Workflow oder KI-Anwendung. Jedes Hotel ist anders und genau darauf stellen wir uns ein.
Welche Lösung passt zu eurem Unternehmen?
In 30 Minuten besprechen wir eure größten Engpässe und zeigen euch, welche Automatisierungen den größten Hebel haben.